Pflegehilfsmittel-Pauschale nach § 40 SGB XI im Pflegedienst richtig nutzen

Die monatliche Pflegehilfsmittel-Pauschale: kleiner Betrag, großer Verwaltungshebel

Pro Klient:in sind es nur 42 Euro im Monat – und doch entscheidet die Pflegehilfsmittel-Pauschale nach § 40 SGB XI im ambulanten Pflegedienst über erstaunlich viel Aufwand. Wird sie sauber organisiert, läuft die Versorgung der häuslichen Klient:innen ruhig im Hintergrund mit. Wird sie nebenbei mitgeführt, frisst sie Unterschriften-Telefonate, vergessene Anträge und verfallenes Budget. Dieser Beitrag zeigt, was hinter der Pauschale steckt, wo im Alltag Zeit verloren geht und wie Sie sie ohne Mehraufwand verlässlich nutzen.

Was die Pflegehilfsmittel-Pauschale genau ist

Pflegehilfsmittel zum Verbrauch sind Produkte, die in der häuslichen Pflege regelmäßig gebraucht und dabei aufgebraucht werden: Einmalhandschuhe, Hände- und Flächendesinfektion, Bettschutzeinlagen, Schutzschürzen, Mundschutz. Für diese Produkte übernimmt die Pflegekasse einen festen Monatsbetrag. Seit dem 1. Januar 2025 sind das bis zu 42 Euro pro Monat (zuvor 40 Euro); dieser Betrag gilt 2026 unverändert weiter.

Wichtig für die Praxis: Es ist eine Sachleistung, kein Geld, das ausgezahlt wird. Und der Anspruch besteht ausschließlich in der häuslichen Versorgung.

Für den Pflegedienst heißt das: Die Pauschale gehört der pflegebedürftigen Person. Sie zu organisieren ist ein Service für Ihre Klient:innen – und ein Thema, das Angehörige spürbar entlastet, sobald jemand es verlässlich übernimmt. Wie sich der Verwaltungsaufwand insgesamt senken lässt, beschreibt unser Leitfaden Pflegehilfsmittel im Pflegedienst: 5 Schritte zu weniger Verwaltungsaufwand. Bei einer Höher- oder Herabstufung ändert sich an dieser Versorgung übrigens nichts; warum das so ist, erklärt unser Beitrag zur Pflegehilfsmittel-Versorgung beim Pflegegrad-Wechsel.

Wo im Alltag Budget und Zeit verloren gehen

Die Pauschale selbst ist simpel. Aufwändig ist das Drumherum. Im Pflegebüro klingt das so: den Unterschriften der Klient:innen hinterherlaufen, Formulare von Hand ausfüllen und am Ende wegfaxen. Ein Pflegedienst aus unserem Austausch schätzt den Aufwand pro Klient:in „mit allem Drum und Dran auf rund eine Stunde" – oft, weil das nötige Dokument unterwegs in der Tour vergessen wird und man es ein zweites Mal hinterhertragen muss.

Dazu kommt das stille Risiko: Nicht genutztes Monatsbudget verfällt. Wenn niemand den Überblick hat, welche Klient:innen in diesem Monat schon versorgt sind, bleibt Versorgung liegen, auf die ein Anspruch bestünde. Typische Reibungspunkte:

• Unterschriften und Einwilligungen werden auf Touren mitgeführt, vergessen und nachgereicht.
• Anträge werden doppelt gestellt oder gar nicht, weil der Status unklar ist.
• Folgelieferungen müssen jeden Monat neu angestoßen werden.
• Bei Urlaub oder Krankheit weiß die Vertretung nicht, wo welche Versorgung steht.

Zettelwirtschaft gegen zentrales System

Der Unterschied ist weniger eine einzelne Funktion als die Verlässlichkeit: Ein System erzwingt eine einzige, gepflegte Übersicht und macht den Status für alle nachvollziehbar.

So nutzen Sie die Pauschale verlässlich

Software nimmt die wiederkehrende Fleißarbeit ab – welche Klient:innen welchen Bedarf haben, bleibt die fachliche Entscheidung Ihres Teams. Wie eine solche Lösung konkret aussieht, zeigt unsere Vorstellung von Pflegebox-Manager, der Software für die Pflegehilfsmittel-Versorgung im ambulanten Pflegedienst. Dass auch die Abstimmung mit dem Lieferanten dazugehört, lesen Sie in Pflegebox-Lieferant und Pflegedienst: wo die Abstimmung hakt.

Häufige Fragen

Bei privat Pflegeversicherten läuft die Erstattung anders als über die Pflegekasse. Was dabei zu beachten ist, steht im Beitrag Pflegehilfsmittel bei privatversicherten Klient:innen.

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