Pflegehilfsmittel bei rechtlicher Betreuung: wer die Einwilligung unterschreiben darf

Frau W. ist 81, Pflegegrad 3, seit vier Monaten in Ihrer Versorgung. In der Klientenakte liegt eine Kopie eines Betreuerausweises — ausgestellt auf einen Berufsbetreuer, den bisher niemand aus Ihrem Team persönlich gesprochen hat. Heute soll die Einwilligung für die Pflegehilfsmittel-Versorgung unterschrieben werden. Die Bezugspflegekraft ruft im Büro an und stellt die Frage, auf die es in diesem Moment keine spontane Antwort gibt: „Kann Frau W. das selbst unterschreiben — oder muss ich den Betreuer anrufen?"

Die Frage klingt nach Formalie. Sie ist keine. Eine Einwilligung, die von der falschen Person stammt, ist unwirksam — und mit ihr die Datenverarbeitung, die Sie darauf gestützt haben.

Betreuung ist keine Entmündigung — hier hängen die meisten Fehler

Der Reflex im Pflegealltag ist verständlich: Betreuerausweis in der Akte, also unterschreibt der Betreuer. Genau dieser Reflex ist in den meisten Fällen falsch.

Die Entmündigung ist Ende 1991 abgeschafft worden. Seither gilt: Die Anordnung einer rechtlichen Betreuung berührt die Geschäftsfähigkeit der betreuten Person zunächst überhaupt nicht. Frau W. kann Verträge schließen, Erklärungen abgeben und in Maßnahmen einwilligen — auch dann, wenn ein Betreuer bestellt ist. Der Betreuer tritt neben sie, nicht an ihre Stelle.

Praktisch heißt das: Wenn Frau W. verstehen kann, worum es geht — dass eine Pflegebox monatlich geliefert wird, dass dafür ihr Name, ihre Adresse, ihre Versichertennummer und ihr Pflegegrad an die Pflegekasse und an den Lieferanten gehen —, dann ist ihre Unterschrift die richtige. Und, das kommt hinzu, auch die respektvollere.

Was in der Bestellungsurkunde steht, entscheidet über alles Weitere

Das Betreuungsgericht legt für jede Betreuung einzeln fest, für welche Aufgaben der Betreuer zuständig ist. Diese Aufgabenkreise stehen in der Bestellungsurkunde — dem Dokument, das im Pflegealltag meist „Betreuerausweis" genannt wird.

Für die Pflegehilfsmittel-Versorgung sind zwei Formulierungen relevant:

• „Vertretung gegenüber Behörden, Versicherungen, Renten- und Sozialleistungsträgern" (oder ähnlich): Damit ist der Antrag bei der Pflegekasse abgedeckt.
• „Gesundheitssorge": deckt medizinische Entscheidungen ab — den Sozialleistungsantrag oft nur mittelbar.

Steht in der Urkunde ausschließlich „Vermögenssorge" und „Wohnungsangelegenheiten", dann darf dieser Betreuer den Pflegekassenantrag streng genommen nicht unterschreiben. Das ist kein Formalismus aus dem Lehrbuch — es ist der Grund, warum Anträge zurückkommen.

Die drei Konstellationen, die Ihnen im Alltag begegnen

1. Betreuung besteht, die Person ist einwilligungsfähig

Der häufigste Fall — und der, in dem am meisten falsch gemacht wird. Frau W. unterschreibt selbst. Der Betreuer wird informiert, nicht um Erlaubnis gebeten.

Wie erkennen Sie Einwilligungsfähigkeit? Nicht an einer Diagnose und nicht an einem Pflegegrad. Sondern daran, ob die Person im Gespräch Wesen, Bedeutung und Tragweite der konkreten Entscheidung erfassen kann. Das ist situations- und tagesabhängig. Jemand mit einer mittelgradigen Demenz kann morgens nach dem Frühstück durchaus verstehen, dass monatlich Handschuhe und Bettschutzeinlagen geliefert werden, und abends nicht mehr. Dokumentieren Sie deshalb nicht „ist einwilligungsfähig", sondern wann und woran Sie das festgestellt haben.

2. Betreuung besteht, die Person ist nicht einwilligungsfähig

Jetzt unterschreibt der Betreuer — vorausgesetzt, sein Aufgabenkreis passt. Ist er nicht passend zugeschnitten, muss er beim Betreuungsgericht eine Erweiterung beantragen. Das dauert; planen Sie es ein, statt es aussitzen zu wollen.

Ein Detail, das oft übersehen wird: Auch dann bleibt der Wille der betreuten Person maßgeblich. Der Betreuer setzt um, was Frau W. wollen würde — nicht, was er für vernünftig hält. Wenn Frau W. erkennbar ablehnt, ist das relevant, selbst wenn sie nicht mehr einwilligungsfähig ist.

3. Ein Einwilligungsvorbehalt ist angeordnet

Der seltene, aber eindeutige Fall. Hat das Gericht nach § 1825 BGB einen Einwilligungsvorbehalt für den betreffenden Bereich angeordnet, braucht jede Erklärung der betreuten Person die Zustimmung des Betreuers. Das steht ausdrücklich in der Urkunde — wenn es dort nicht steht, gibt es keinen.

Warum der Ehemann nicht einfach unterschreiben kann

Seit dem 1. Januar 2023 dürfen Ehegatten sich in Angelegenheiten der Gesundheitssorge gegenseitig vertreten, wenn eine Person durch Bewusstlosigkeit oder Krankheit selbst nicht handeln kann und kein Betreuer bestellt ist. Diese Neuregelung ist in vielen Pflegediensten als „jetzt darf der Ehepartner das" angekommen.

Für Ihre Zwecke ist das eine Fehlübersetzung. § 1358 BGB erfasst Gesundheitssorge: Untersuchungen, Behandlungen, Eingriffe, Behandlungsverträge, damit zusammenhängende Ansprüche. Ein Antrag auf Pflegehilfsmittel bei der Pflegekasse und die datenschutzrechtliche Einwilligung dazu fallen nicht darunter. Hinzu kommt: Das Recht ist auf sechs Monate befristet und endet danach automatisch, und es setzt eine ärztliche Bescheinigung voraus.

Die Vorsorgevollmacht schlägt die Betreuung

Liegt eine wirksame Vorsorgevollmacht vor, wird in aller Regel überhaupt keine Betreuung eingerichtet — sie wäre nicht erforderlich. Trifft Ihr Team also auf eine Vollmacht, ist die Sache meistens einfacher als gedacht: Sie prüfen, ob der Vollmachtstext Sozialleistungs- und Behördenangelegenheiten abdeckt, und lassen die bevollmächtigte Person unterschreiben.

Zwei Punkte, die in der Praxis Ärger machen: Eine Vollmacht, die nur „Gesundheitsangelegenheiten" nennt, deckt den Kassenantrag ebenso wenig ab wie der zu enge Betreuer-Aufgabenkreis. Und: Auch eine wirksame Vollmacht verdrängt nicht die eigene Erklärung der einwilligungsfähigen Person. Sie ist ein Angebot, keine Verpflichtung.

Was in die Akte gehört

Der Aufwand dafür liegt bei etwa fünf Minuten pro Klient:in — einmalig. Verglichen mit einem zurückgewiesenen Antrag, der zwei Telefonate, eine Nachforderung und im Zweifel einen verlorenen Versorgungsmonat kostet, ist das eine gute Rechnung. Wo Sie diese Angaben systematisch erfassen, klärt sich die Frage von selbst, wenn sie das nächste Mal im Türrahmen auftaucht. Wie Sie den Einwilligungsprozess insgesamt sauber und papierlos aufsetzen, lesen Sie in unserem Leitfaden zur digitalen Einwilligung für die Pflegehilfsmittel-Versorgung; die inhaltlichen Anforderungen an eine wirksame Einwilligung haben wir in dem Beitrag zur Einwilligung der Klient:innen für die Pflegehilfsmittel-Versorgung zusammengefasst.

Der Anspruch wartet nicht auf Ihre Klärung

Ein Punkt, der bei aller Sorgfalt untergeht: Der Anspruch auf Pflegehilfsmittel zum Verbrauch ist ein Monatsanspruch. Er lässt sich nicht ansparen. Jeder Monat, in dem die Vertretungsfrage ungeklärt bleibt, ist ein Monat, in dem Frau W. Leistungen nicht bekommt, die ihr zustehen.

Klären Sie die Vertretungslage deshalb im Erstgespräch mit — nicht dann, wenn zum ersten Mal etwas unterschrieben werden soll. Zur Frage, welche Daten Sie in diesem Zusammenhang überhaupt verarbeiten dürfen und wie Sie das absichern, hilft der Beitrag zu DSGVO und Pflegehilfsmittel-Daten. Den vollständigen Weg vom Bedarf bis zur ersten Lieferung beschreibt der Artikel zum Ablauf der Pflegehilfsmittel-Beantragung.

Der kurze Merksatz

Nicht „gibt es eine Betreuung?", sondern: „Kann diese Person heute selbst entscheiden — und wenn nein, wer darf es an ihrer Stelle, laut Urkunde?" Zwei Fragen, dreißig Sekunden, und die Versorgung läuft rechtssicher an.